Cover Letter: Τα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Το cover letter, ή συνοδευτική επιστολή στα ελληνικά, είναι ένα σημαντικό όπλο στη φαρέτρα σας κατά την αναζήτηση εργασίας.

Ένα καλογραμμένο cover letter μπορεί να γίνει το στοιχείο που θα σας κάνει να ξεχωρίσετε από τους άλλους υποψήφιους. Μπορεί, όμως, και να σας κοστίσει τη συνέντευξη και εν τέλει τη θέση, αν δεν περιλαμβάνει τις σωστές πληροφορίες ή είναι προχειρογραμμένο.

Τι πρέπει, λοιπόν, να αποφύγετε για να διασφαλίσετε ότι θα περάσετε στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας προσλήψεων;

Έχετε δώσει τον καλύτερό σας εαυτό στη σύνταξη ενός εντυπωσιακού βιογραφικού και έχετε αποφασίσει να συμπεριλάβετε στην αίτησή σας και ένα εξίσου εντυπωσιακό cover letter.

Αυτά είναι τα σημεία που πρέπει να προσέξετε:

Λάθος στοιχεία

Ακούγεται αυτονόητο, αλλά συμβαίνει. Είτε από απροσεξία είτε από βιασύνη, πολλές φορές το cover letter περιλαμβάνει λάθος στοιχεία.

Ας υποθέσουμε ότι ψάχνετε ενεργά εργασία και στέλνετε τη μία αίτηση μετά την άλλη. Τι κάνετε για να κερδίσετε χρόνο; Παίρνετε μια παλιά συνοδευτική επιστολή και την προσαρμόζετε, αντικαθιστώντας ονόματα, τίτλους και κάποιες λέξεις-κλειδιά. Σωστά; Μεγάλη προσοχή! Ένα λάθος copy-paste είναι αρκετό για να σας εκθέσει.

Το ίδιο θα συμβεί κι αν γράψετε λάθος το όνομα του ατόμου που θα δει το βιογραφικό σας. Αν δεν αναφέρεται στην αγγελία της θέσης και δεν καταφέρετε να το μάθετε με ένα τηλέφωνο στα γραφεία της εταιρείας, μην προσπαθήσετε να το μαντέψετε. Καλύτερα να μην συμπεριλάβετε αυτήν την πληροφορία, παρά να γράψετε κάτι που δεν ισχύει.

Tip: Χρησιμοποιήστε ως βάση ένα κενό cover letter. Μεταφέρετε προσεχτικά τα στοιχεία που σας δίνει η αγγελία της θέσης και διπλοτσεκάρετε για τυχόν typos. Μην αντιγράφετε περιεχόμενο από παλιότερες συνοδευτικές επιστολές. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε τες για έμπνευση και προσαρμόστε το περιεχόμενο στην παρούσα θέση εργασίας.  

Ορθογραφικά και γραμματικά λάθη

Το 77% των υπεύθυνων επιλογής προσωπικού θα απέρριπτε ένα βιογραφικό αν περιείχε typos ή λάθη γραμματικής, σύμφωνα με το CareerBuilder. Τι στοίχημα βάζετε ότι το ίδιο ισχύει και για τις συνοδευτικές επιστολές;

Σίγουρα, κάποιοι HR managers είναι πιο διαλλακτικοί και θα παραβλέψουν 1-2 typos για να μειώσουν τον κίνδυνο να απορρίψουν ικανούς εργαζόμενους. Και η αλήθεια είναι πως σωστά θα πράξουν. Στον καθένα μας μπορεί να ξεφύγει ένα typo, όσο προσεχτικό έλεγχο κι αν κάνουμε.

Υπάρχει, βέβαια, μια ειδοποιός διαφορά ανάμεσα στο ένα typo και σε ένα cover letter γεμάτο με ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Θέλοντας και μη, δημιουργείται η εικόνα ενός εργαζόμενου που βαριέται να ελέγξει τη δουλειά του ή που δεν παίρνει σοβαρά την αίτησή του. Θέλετε να δώσετε αυτήν την εικόνα στον εν δυνάμει εργοδότη σας;

Tip: Μην βασίζεστε ποτέ μόνο στον αυτόματο ορθογραφικό έλεγχο που κάνει το word. Ζητήστε από κάποιον φίλο σας ή μέλος της οικογένειάς σας να διαβάσει την επιστολή πριν την υποβάλετε. Εναλλακτικά, διαβάστε την επιστολή πολλές φορές και με αντίθετη φορά -από το τέλος προς την αρχή.  

Κακή σύνταξη

Στόχος σας είναι να κρατήσετε το ενδιαφέρον του αναγνώστη αμείωτο μέχρι το τέλος. Οι μεγάλες προτάσεις με περίπλοκη σύνταξη κουράζουν και μπερδεύουν. Αντίθετα, οι σύντομες προτάσεις με απλή δομή και οι μικρές παράγραφοι θα δώσουν μια σπιρτάδα στο λόγο σας και θα κάνουν το κείμενό σας πιο ευκολοδιάβαστο.

Tip: Δεν είστε σίγουροι αν το cover letter σας έχει συντακτικά προβλήματα; Διαβάστε το δυνατά. Πώς σας ακούγεται; Αν ο λόγος σας ρέει εύκολα, τότε δεν έχετε θέμα. Αν πάλι, χρειάζεται να σταματήσετε στη μέση της πρότασης για να πάρετε ανάσα, τότε μάλλον η πρότασή σας είναι υπερβολικά μεγάλη. Σπάστε την σε μικρότερα κομμάτια.

Υπερβολικά πολλές πληροφορίες

Ο σύντομος και περιεκτικός λόγος είναι αρετή. Αντίθετα, η φλυαρία δεν είναι ένα χαρακτηριστικό που εκτιμούν οι εργοδότες. Οι υπεύθυνοι επιλογής προσωπικού δεν έχουν ούτε χρόνο ούτε διαθέσιμους πόρους για να διαβάσουν το βιογραφικό του κάθε υποψηφίου και μια πολυσέλιδη συνοδευτική επιστολή.

Δε χρειάζεται να περιγράψετε αναλυτικά όλες τις δεξιότητες που αποκτήσατε σε κάθε θέση εργασίας. Ούτε να αναμασήσετε ξανά τις ίδιες πληροφορίες που δίνετε στο βιογραφικό σας. Επικεντρωθείτε μόνο σε ό,τι είναι σχετικό για τη θέση που στοχεύετε. Ο χρυσός κανόνας είναι η μία σελίδα Α4.

Tip: Αν αμφιβάλετε για την αναγκαιότητα κάποιας πληροφορίας, απλά μην την συμπεριλάβετε. Αν πάλι έχετε ξεφύγει λίγο στην έκταση και ψάχνετε τι να κόψετε, τσεκάρετε επιθετικούς προσδιορισμούς, περιττές συνδετικές λέξεις και περιγραφικά ρήματα. Κοινώς, κόψτε τις σάλτσες.

Λάθος στόχευση

Κάποιες φορές, μια αγγελία εργασίας ζητά προσόντα που δε διαθέτετε. Πολλοί υποψήφιοι κάνουν το λάθος να αναφέρουν τις ελλείψεις του βιογραφικού τους στο cover letter τους. Ο λόγος; Να φανούν ειλικρινείς και να διαβεβαιώσουν τους εν δυνάμει εργοδότες τους ότι είναι διατεθειμένοι να καλύψουν αυτό το κενό.

Η θέληση για μάθηση είναι προσόν και το cover letter σας σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να περιλαμβάνει ψέματα. Αυτό δε σημαίνει, όμως, ότι πρέπει να τραβήξετε την προσοχή του υπεύθυνου επιλογής προσωπικού στα αδύναμα σημεία της υποψηφιότητάς σας.

Tip: Επικεντρωθείτε στα δυνατά σας σημεία και μην προσπαθήσετε να «δικαιολογηθείτε» για δεξιότητες που δεν έχετε. Στο στάδιο της συνέντευξης, μπορείτε να δώσετε τις διαβεβαιώσεις που θέλετε, αν φυσικά δεχθείτε σχετική ερώτηση.  

Χρήση κλισέ

Στόχος σας είναι να ξεχωρίσετε από τους υπόλοιπους υποψήφιους που διεκδικούν την ίδια θέση. Πώς, λοιπόν, θα το καταφέρετε αν χρησιμοποιείτε κοινότυπες εκφράσεις και γνωστά κλισέ;

Η πλειονότητα των συνοδευτικών επιστολών ξεκινά κάπως έτσι: «Θα ήθελα να εκφράσω το ενδιαφέρον μου για τη θέση τάδε στην εταιρεία τάδε. Διαθέτω σχετική εμπειρία και είμαι πρόθυμος να συμβάλλω στην ανάπτυξη της εταιρείας σας, κάτι που με καθιστά ιδανικό υποψήφιο για τη συγκεκριμένη θέση.»

Ναι, η συγκεκριμένη εισαγωγή θεωρείται αποδεκτός τρόπος να ανοίξετε το cover letter σας. Αναμφισβήτητα, είναι μια εύκολη λύση για να μην σπάτε το κεφάλι σας να γράψετε κάτι πρωτότυπο. Και οι υπεύθυνοι επιλογής προσωπικού το γνωρίζουν.

Αφιερώστε λίγο παραπάνω χρόνο και δοκιμάστε να γράψετε κάτι πιο πρωτότυπο. Έτσι, έχετε περισσότερες πιθανότητες να τραβήξετε την προσοχή τους.

Tip: Αποφύγετε κλισέ λέξεις-κλειδιά, ακόμα και αν χρησιμοποιούνται στην περιγραφή της θέσης εργασίας. Για παράδειγμα, αντί να πείτε απλά πως έχετε «ομαδικό πνεύμα», δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα που αποδεικνύουν ότι δουλεύετε καλά ως μέλος μιας ομάδας.

Υπερβολική σιγουριά ή ταπεινότητα

«Mέτρον άριστον» έλεγαν οι αρχαίοι. Τόσο η υπερβολική σιγουριά όσο και η υπερβολική ταπεινότητα δε λειτουργούν θετικά για την επαγγελματική σας εικόνα.

Μιλήστε με αυτοπεποίθηση για τις επιτυχίες σας και επικεντρωθείτε σε μετρήσιμα αποτελέσματα. Με αυτόν τον τρόπο, ούτε αλαζόνες θα φανείτε, ούτε θα «ρίξετε» τον εαυτό σας και τις δυνατότητές σας.

Tip: Αποφύγετε τους υπερθετικούς επιθετικούς προσδιορισμούς και δώστε βάση στους αριθμούς. Παραδείγματος χάριν, αναφερθείτε στην αύξηση πωλήσεων που καταγράψατε ως πωλητής στην τάδε εταιρεία για το τάδε χρονικό διάστημα, αντί να πείτε κάτι του τύπου «Είμαι επιτυχημένος πωλητής και πετυχαίνω πάντα τους στόχους μου».

Αυτά είναι μερικά από τα πιο συχνά λάθη που κάνουν οι υποψήφιοι στο cover letter τους. Αναγνωρίζετε τον εαυτό σας σε κάποια από τις παραπάνω κατηγορίες; Αν ναι, μην ανησυχείτε! Με την εξάσκηση γινόμαστε καλύτεροι.

Η συγγραφή ενός cover letter είναι μια διαδικασία δύσκολη και χρονοβόρα, ιδιαίτερα τις πρώτες φορές. Αξίζει, όμως, να αφιερώσετε χρόνο και φαιά ουσία για να παράγετε ένα καλό αποτέλεσμα, το οποίο θα σας βοηθήσει και στη συνέντευξη εργασίας.