Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού: 9 συχνές ερωτήσεις

Είστε εργοδότης και απασχολείτε εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου; Ή μήπως είστε Προϊστάμενος Προσωπικού και έχετε αναλάβει να προετοιμάσετε τον Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού;

Όποια κι αν είναι η απάντηση, ένα πράγμα είναι σίγουρο. Βρίσκεστε εδώ γιατί χρειάζεστε διευκρινήσεις για μια από τις σημαντικότερες υποχρεώσεις του μήνα. Την ετήσια υποβολή της κατάστασης προσωπικού και ωρών εργασίας  στο πληροφοριακό σύστημα Εργάνη.

Παρακάτω θα βρείτε διευκρινήσεις για τις πιο συχνές απορίες σχετικά με τη διαδικασία.

1. Τι είναι ο Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού και ποια στοιχεία περιλαμβάνει;

Το Έντυπο Ε4 – Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού είναι ένας πίνακας που καταθέτει κάθε εργοδότης στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε. κάθε χρόνο εφόσον έχει ενεργό προσωπικό. Ο πίνακας περιλαμβάνει την επωνυμία, το είδος, τον τόπο λειτουργίας και το Α.Φ.Μ. της επιχείρησης, καθώς και στοιχεία για το προσωπικό της.

Συγκεκριμένα, για κάθε εργαζόμενο κατατίθενται τα παρακάτω στοιχεία:

• Ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, ηλικία και οικογενειακή κατάσταση.
• Ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης και τυχόν προϋπηρεσία στην ειδικότητα.
• Αριθμός κάρτας πρόσληψης (ΟΑΕΔ) όπου απαιτείται, αριθμός μητρώου ΙΚΑ, αριθμός άδειας εργασίας (σε περίπτωση αλλοδαπού εργαζόμενου).
• Διάρκεια εργασίας (έναρξη και λήξη ωραρίου, ώρες διαλείμματος).
• Πάσης φύσεως καταβαλλόμενες αποδοχές.

Επίσης, κατατίθενται τα στοιχεία του τεχνικού ασφάλειας και του γιατρού εργασίας, καθώς το ωράριο απασχόλησής τους στην επιχείρηση.

Εκτός από τον εργοδότη, ο πίνακας προσωπικού προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον Προϊστάμενο Προσωπικού ή Λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξή του. Με την υπογραφή τους, βεβαιώνουν την ακρίβεια των στοιχείων και αναλαμβάνουν τις σχετικές ευθύνες. Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στο ΦΕΚ ν.1599/1986 (ΦΕΚ 75 Α΄).

2. Πότε υποβάλλεται ο Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού;

Ο Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού υποβάλλεται στο πληροφοριακό σύστημα Εργάνη μια φορά τον χρόνο. Συγκεκριμένα, οι επιχειρήσεις μπορούν να καταθέσουν τα σχετικά στοιχεία από την 1^η Οκτωβρίου έως την 31^η Οκτωβρίου κάθε έτους. Ωστόσο, το διάστημα μπορεί να παραταθεί με απόφαση του υπουργού Εργασίας.

3. Ποιοι εργαζόμενοι δηλώνονται στον Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού;

Ο Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού αποτυπώνει όλους τους εργαζόμενους που απασχολούνται στην επιχείρηση κατά την ώρα υποβολής του. Δεν υπάρχει διάκριση ανάμεσα σε μόνιμο και εποχικό προσωπικό.

Αν απασχολείτε εποχικό προσωπικό, πρέπει να το συμπεριλάβετε, εφόσον η εργασιακή σχέση δεν έχει λήξει κατά την υποβολή του Πίνακα.

4. Τι γίνεται σε περίπτωση που ξεχάσετε να συμπεριλάβετε κάποιον εργαζόμενο;

Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να καταθέσετε το Έντυπο Ε4 – Συμπληρωματικός Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού μόνο για το συγκεκριμένο άτομο. Φυσικά, η υποβολή του συμπληρωματικού πίνακα πρέπει να γίνει εντός των νόμιμων προθεσμιών.

5. Μπορεί να υποβληθεί Συμπληρωματικός Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού για διόρθωση λαθών;

Όχι. Ο Συμπληρωματικός Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού υποβάλλεται μόνο για εργαζόμενους που δεν καταχωρήθηκαν στον Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού.

Για να διορθώσετε λάθη στον Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού, πρέπει να προχωρήσετε σε χειρόγραφη ενημέρωση του Σ.ΕΠ.Ε.

Συγκεκριμένα, πρέπει να εκτυπώσετε το ηλεκτρονικά υποβληθέν Έντυπο και να το καταθέσετε μαζί με γραπτή επιστολή με διευκρινήσεις σχετικά με τις επιθυμητές διορθώσεις. Αν είναι αναγκαίο, καταθέτετε και το Έντυπο συμπληρωμένο με τα ορθά στοιχεία.

6. Πρέπει να σταλεί Συμπληρωματικός Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού αν γίνει νέα πρόσληψη μετά την υποβολή του ετήσιου πίνακα και μέχρι την 31^η Οκτωβρίου;

Όχι, δεν πρέπει. Ανεξάρτητα από την ημερομηνία υποβολής του, ο Συμπληρωματικός Πίνακας αναφέρεται στο προσωπικό που απασχολούνταν στην επιχείρηση την ώρα υποβολής του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού.

Για τη νέα πρόσληψη, θα πρέπει να υποβάλετε στην Εργάνη το Έντυπο Ε3 (Αναγγελία Πρόσληψης) και το Ε4 – Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης.

7. Πότε υποβάλλεται το Έντυπο Ε4 – Αρχικός Πίνακας Προσωπικού;

Υποβάλλεται εκτός του διαστήματος υποβολής του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού, όταν η επιχείρηση ανοίγει νέο παράρτημα ή απασχολεί προσωπικό για πρώτη φορά.

8. Υπάρχει δυνατότητα ανάκλησης του υποβληθέντος Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού στην Εργάνη;

Όχι, δεν προβλέπεται διαγραφή οριστικά υποβληθέντων Εντύπων. Με την ηλεκτρονική καταχώρησή τους στο σύστημα, τα Έντυπα λαμβάνουν αυτόματα ένα μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου. Η ανάκλησή τους, λοιπόν, δεν είναι εφικτή.

9. Υπάρχουν κυρώσεις σε περίπτωση μη υποβολής ή εκπρόθεσμης κατάθεσης του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού;

Ναι, υπάρχουν. Η μη υποβολή Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού θεωρείται πολύ υψηλή παράβαση και επισείει πρόστιμο από 1.800 έως 8.000 ευρώ.

Η εκπρόθεσμη κατάθεση Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού θεωρείται σημαντική παράβαση και επισείει πρόστιμο από 500 έως 3.000 ευρώ.

Η υποβολή του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού είναι μια από τις σημαντικότερες υποχρεώσεις των επιχειρήσεων.

Δώστε μεγάλη προσοχή στην ορθή καταχώρηση των στοιχείων, ώστε να μη χρειαστεί να στείλετε συμπληρωματικό πίνακα ή να καταθέσετε αίτηση για διόρθωση λαθών.

Τέλος, μην ξεχάσετε να υποβάλετε τον Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού εντός της προθεσμίας. Φέτος, δόθηκε παράταση μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου 2020.