Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: Πώς θα Εφαρμοστεί;
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι πλέον γεγονός και για τις ελληνικές επιχειρήσεις. Ήδη από τον Ιούνιο ξεκίνησε η τήρηση ηλεκτρονικών βιβλίων και σταδιακά θα γίνεται υποχρεωτική η έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα πλήθος επιχειρήσεων.
Σκοπός της όλης προσπάθειας είναι η ομαλή ένταξη επιχειρήσεων και ελεύθερων επαγγελματιών, στη νέα ψηφιακή λογιστική πραγματικότητα και την ψηφιοποίηση λογιστικών και φορολογικών διαδικασιών. Έτσι, η ΑΑΔΕ θα αποκτήσει καλύτερη και αμεσότερη εποπτεία των εμπορικών συναλλαγών και πολλές γραφειοκρατικές διαδικασίες θα απλοποιηθούν.
Τι είναι η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση;
Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, ή αλλιώς e-Invoicing, είναι η έκδοση και αποστολή τιμολογίων με ηλεκτρονικά μέσα μεταξύ επιχειρήσεων είτε μεταξύ μίας επιχείρησης και κάποιου δημόσιου φορέα, για την ειδοποίηση και ολοκλήρωση μιας εμπορικής συναλλαγής.
Η αρχική οδηγία δόθηκε την 1η Ιανουαρίου του 2004, όπου ορίστηκαν οι προδιαγραφές για τον τρόπο έκδοσης, αποστολής και αποθήκευσης ηλεκτρονικών παραστατικών από όλες τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται εντός της ΕΕ. Απώτερος σκοπός της απόφασης είναι η αντικατάσταση των έντυπων τιμολογίων και δελτίων αποστολής και η γενικότερη μετάβαση της εμπορικής διαχείρισης σε ηλεκτρονικά μέσα.
Πώς γίνεται η ηλεκτρονική τιμολόγηση;
Υπάρχουν εν γένει τέσσερεις τρόποι να διαβιβάσετε τα παραστατικά σας ηλεκτρονικά στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ. Αναλόγως με το πλήθος των παραστατικών που εκδίδει η επιχείρησή σας και το φόρτο της καθημερινότητάς σας, ένας από τους τρόπους αυτούς θα σας εξυπηρετεί καλύτερα.
Αυτόματα από το εμπορικό πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε
Συνδέοντας απευθείας το πρόγραμμα λογιστικής διαχείρισης που χρησιμοποιείτε, με την ηλεκτρονική πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ, μπορείτε να εκδίδετε τα τιμολόγιά σας ηλεκτρονικά. Τα τιμολόγια αυτά θα περνούν απευθείας στα έξοδα των πελατών σας, οι οποίοι θα καλούνται να επιβεβαιώσουν τη λήψη των παραστατικών αυτών.
Έτσι, δε θα χρειάζεται πλέον να τυπώνετε εσείς τιμολόγια και να ξοδεύετε χρήματα αποστέλλοντάς τα στους πελάτες σας. Εάν κάποιος πελάτης σας επιθυμεί να εκτυπώσει τα τιμολόγιά του, μπορεί να το κάνει ο ίδιος μέσα από το δικό του λογαριασμό. Η περίπτωση αυτή εξυπηρετεί επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο συναλλαγών.
Χειροκίνητα από τη φόρμα του myDATA
Για επιχειρήσεις με μικρότερο όγκο συναλλαγών, η λύση χειροκίνητης καταχώρησης μπορεί επίσης να λειτουργήσει. Ειδικά για επιχειρήσεις που δε χρησιμοποιούν κάποιο λογισμικό εμπορικής διαχείρισης, η λύση αυτή είναι ιδανική, ώστε να μπορέσουν να ακολουθήσουν σωστά τη νέα νομοθεσία για την ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Με συνδεδεμένους στην ΑΑΔΕ μηχανισμούς ΦΗΜ
Η αλήθεια είναι πως η συγκεκριμένη επιλογή θα είναι διαθέσιμη αργότερα. Οι μηχανισμοί ΦΗΜ θα είναι απευθείας διασυνδεδεμένοι με την ΑΑΔΕ για τις συναλλαγές λιανικής πώλησης. Προς το παρόν, οι λιανικές συναλλαγές των επιχειρήσεων θα καταχωρούνται συγκεντρωτικά μέσω του συστήματος ή μέσα από την ειδική φόρμας καταχώρησης.
Μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Η συνεργασία με κάποιον εξωτερικό πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι η τέταρτη επιλογή των επιχειρήσεων, που καλούνται να υιοθετήσουν το ηλεκτρονικό τιμολόγιο για τις εμπορικές τους συναλλαγές. Μέσω ενός παρόχου η επιχείρηση εξοικονομεί χρόνο και διασφαλίζει την εγκυρότητα και την ορθότητα των παραστατικών.
Εκτός αυτού, η επιλογή εξωτερικού παρόχου συνοδεύεται από κίνητρα του κράτους, ως μέτρο παρακίνησης των επαγγελματιών να επιλέξουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση διά μέσου μιας εξωτερικής συνεργασίας. Επίσης, ένας πάροχος φροντίζει για την επαγγελματική και ολοκληρωμένη εμφάνιση του τιμολογίου με το λογότυπο, τη σφραγίδα σας και οποιαδήποτε άλλη πληροφορία θεωρηθεί σημαντική.
Είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση υποχρεωτική;
Ναι, σταδιακά όλες οι επιχειρήσεις θα ενταχθούν σε καθεστώς ηλεκτρονικού τιμολογίου. Όποια επιλογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης κι αν επιλεχθεί όμως, οι επιχειρήσεις θα συνεχίσουν να τηρούν λογιστικά βιβλία όπως γίνεται και τώρα.
Τα δεδομένα των φορολογικών δηλώσεων από τα βιβλία της επιχείρησης θα αντιπαραβάλλονται με τα δεδομένα των ηλεκτρονικών βιβλίων τους. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί μη δικαιολογημένη ασυμφωνία, η επιχείρηση πιθανόν να οδηγείται σε φορολογικό έλεγχο. Από τον έλεγχο αυτό μπορεί να προκύψουν κυρώσεις για την επιχείρηση.
Ποιο τιμολόγιο θεωρείται ηλεκτρονικό;
Σύμφωνα με την οδηγία περί ηλεκτρονικής τιμολόγησης της ΕΕ, ηλεκτρονικό τιμολόγιο θεωρείται το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή που επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική του επεξεργασία.
Κατά συνέπεια, ένα απλό PDF αρχείο που αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε ένα πελάτη, δε θεωρείται ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Φυσικά, υπάρχει δυνατότητα ενημέρωσης του πελάτη σας μέσω email, μετά την έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου. Μάλιστα, η πρακτική αυτή προτείνεται γενικά, για καλύτερη και έγκαιρη ενημέρωση του πελάτη.
Πότε ξεκινά η υποχρεωτική υπαγωγή στο σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Για επιχειρήσεις που επέλεξαν τη συνεργασία με κάποιον πάροχο, η δυνατότητα ηλεκτρονικής διαβίβασης τιμολογίων ξεκίνησε ήδη από τις 20 Ιουλίου. Οι υπόλοιπες επιχειρήσεις, που επέλεξαν τη χειροκίνητη διαβίβαση ή τη σύνδεση του εμπορικού τους λογισμικού, θα χρειαστεί να κάνουν τη διαβίβαση από την 1η Οκτωβρίου.
Για στοιχεία λιανικής, η διαβίβαση θα ξεκινήσει επίσης από 1 Οκτωβρίου. Συγκεκριμένα, για τα στοιχεία λιανικής που εκδίδονται με υποχρέωση χρήσης ταμειακής μηχανής (ΦΗΜ) προβλέπεται συγκεντρωτική διαβίβαση ανά μήνα. Αυτό μπορεί βέβαια να αλλάξει μετά από απόφαση του Υπουργείου Οικονομικών. Ενδέχεται, δηλαδή, να ισχύσει υποχρέωση απευθείας διασύνδεσης των ΦΗΜ με την ΑΑΔΕ. Oπότε και η διαβίβαση θα γίνεται ανά στοιχείο λιανικής πώλησης.
Για τα στοιχεία λιανικής που εκδίδονται χωρίς την υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ, προβλέπεται η διαβίβαση ανά στοιχείο λιανικής πώλησης από την 1η Ιανουαρίου 2021.
Για παραστατικά που εκδόθηκαν πριν από την εκάστοτε ημερομηνία υποχρεωτικής διαβίβασης, οι επιχειρήσεις οφείλουν να τα καταχωρήσουν μέχρι την 31η Δεκεμβρίου 2020.
Από 1η Οκτωβρίου ξεκινά και η διαβίβαση παραστατικών εξόδων των επιχειρήσεων. Επίσης, μέχρι την 28η Φεβρουαρίου 2021, οι επιχειρήσεις πρέπει να διαβιβάσουν τα παραστατικά εξόδων που αναφέρονται ημερολογιακά από την αρχή του 2020 μέχρι και την 30η Σεπτεμβρίου.
| Διαβίβαση | Ημερομηνία για την υλοποίησή τους |
| Τιμολογίων μέσω παρόχου | Από 20 Ιουλίου 2020 |
| Τιμολογίων χωρίς πάροχο | Από 1 Οκτωβρίου 2020 |
| Στοιχείων λιανικής με ΦΗΜ | Από 1 Οκτωβρίου 2020 |
| Στοιχείων λιανικής χωρίς ΦΗΜ | Από 1η Ιανουαρίου 2021 |
| Παρελθοντικών εσόδων | Μέχρι 31 Δεκεμβρίου 2020 |
| Παραστατικών εξόδων | Από 1 Οκτωβρίου 2020 |
| Παρελθοντικών εξόδων | Μέχρι 28 Φεβρουαρίου 2021 |
Ποιο είναι το όφελος για τις επιχειρήσεις;
Οι επιχειρήσεις θα είναι σε θέση να ελέγχουν πλέον ηλεκτρονικά την αποδοχή των τιμολογίων από τους πελάτες τους. Μάλιστα, παρέχεται η δυνατότητα για καταγραφή σχολίων επί του τιμολογίου και από τις δύο πλευρές (εκδότη και παραλήπτη). Έτσι, επικρατεί μεγαλύτερη διαφάνεια στις συναλλαγές και εύκολη παρακολούθησή τους.
Ακόμη, εξοικονομείται χρόνος, πόροι επιχειρήσεων και μειώνεται το κόστος από γραφική ύλη και αποστολή τιμολογίων με courier.
Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση η διαδικασία χρέωσης, έκδοσης τιμολογίου και ενημέρωση του λογιστηρίου γίνεται αυτομάτως. Αποφεύγεται, δηλαδή, η σύγχυση διαχείρισης πληροφορίας και ενημέρωσης του κάθε τμήματος ξεχωριστά. Έτσι, ο κάθε συνεργάτης μπορεί να λάβει τις πληροφορίες για να επιτελέσει την εργασία του πιο εύκολα.
