Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή (cover letter)

Γνωρίζετε ότι η συνοδευτική επιστολή, γνωστή και ως cover letter,  είναι το μυστικό σας όπλο για να κλείσετε συνέντευξη για τη θέση εργασίας που σας ενδιαφέρει;

Εν έτη 2020, η αποστολή συνοδευτικής επιστολής μαζί με το βιογραφικό σας σημείωμα μπορεί να φαντάζει ξεπερασμένη.

Κι όμως, η συνοδευτική επιστολή μπορεί να αποτελέσει τον παράγοντα διαφοροποίησης ανάμεσα σε εργαζόμενους με παρόμοια τυπικά προσόντα.

Για αυτό, είναι σημαντικό να την συμπεριλάβετε στην αίτησή σας, είτε το ζητάει η αγγελία εργασίας είτε όχι.

Μια συνοδευτική επιστολή αποτελείται από πολλές ενότητες. Ως επίσημο έγγραφο, η δομή της είναι σχετικά αυστηρή, το οποίο σημαίνει ότι δεν υπάρχουν πολλά περιθώρια για πειραματισμούς.

Παρακάτω εξετάζουμε την κλασική δομή μιας συνοδευτικής επιστολής, τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε ενότητα και σχετικά παραδείγματα.

Στοιχεία αποστολέα και ημερομηνία

Στο πάνω μέρος της συνοδευτικής σας επιστολής καταχωρίστε τα παρακάτω στοιχεία:

• Ονοματεπώνυμο
• Email (επαγγελματικό)
• Κινητό τηλέφωνο
• Διεύθυνση κατοικίας (προαιρετικά)

Μπορείτε, επίσης, να συμπεριλάβετε link στο LinkedIn προφίλ σας, εφόσον φυσικά είναι σωστά στημένο.

Τέλος, αφήστε δυο σειρές κενές και καταχωρείστε την ημερομηνία με δεξιά στοίχιση.

Σε μια πολύ απλή δομή, χωρίς γραφιστικά στοιχεία, οι πληροφορίες θα εμφανίζονται κάπως έτσι:

ΤΟ ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΣΑΣ

yourname@email.com – 69X  XXXX  XXX – Διεύθυνση – Προφίλ LinkedIn

Πόλη, ΧΧ/ΧΧ/2020

Στοιχεία παραλήπτη

Αφήνοντας μια σειρά κενή κάτω από την ημερομηνία, συμπληρώστε σε αριστερή στοίχιση τα παρακάτω στοιχεία:

• Ονοματεπώνυμο και ιδιότητα παραλήπτη (πχ. «Κα Μαρία Παπαδοπούλου, Υπεύθυνη Επιλογής Προσωπικού») ή το τμήμα στο οποίο απευθύνεστε (πχ. «Προς Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού»)
• Όνομα και διεύθυνση εταιρείας
• Email επικοινωνίας

Ενδεικτικά, οι πληροφορίες θα εμφανίζονται κάπως έτσι:

Κα Μαρία Παπαδοπούλου
Υπεύθυνη Επιλογής Προσωπικού
Λογιστικό Γραφείο Enimeris
Πτολεμαίων 38-40, 54630, Θεσσαλονίκη
hr@enimeris.gr

Προσφώνηση

Κάντε καλή εντύπωση χρησιμοποιώντας το όνομα του ατόμου που θα διαβάσει την επιστολή σας.

Απρόσωποι χαιρετισμοί τύπου «Προς κάθε ενδιαφερόμενο» ή «Αγαπητέ κύριε/Αγαπητή κυρία» δείχνουν ότι δεν καταβάλατε ιδιαίτερη προσπάθεια για να μάθετε περισσότερα για την εταιρεία που σας ενδιαφέρει.

Ένας καλός τρόπος να εντοπίσετε το πρόσωπο επικοινωνίας είναι να καλέσετε τη γραμματεία της εταιρείας ή να τσεκάρετε τον ιστότοπό της. 

Καλά παραδείγματα προσφωνήσεων για συνοδευτική επιστολή:

• Αγαπητή κυρία Παπαδοπούλου
• Αξιότιμε κύριε Παπαδόπουλε
• Αγαπητή ομάδα του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού

Κύριο μέρος επιστολής

Είναι το πιο σημαντικό κομμάτι της επιστολής σας για ευνόητους λόγους. Εδώ θα παρουσιάσετε τον εαυτό σας, τους λόγους που διεκδικείτε τη συγκεκριμένη θέση και τι προσφέρετε στην εταιρεία.

Το κύριο μέρος της συνοδευτικής επιστολής χωρίζεται παραδοσιακά σε 3-4 παραγράφους:

Πρώτη παράγραφος συνοδευτικής επιστολής

Πώς ξεκινάμε μια συνοδευτική επιστολή; Η απάντηση δεν είναι εύκολη. Σίγουρα, δεν έχει νόημα να αναφέρετε το όνομά σας, καθώς ο υπεύθυνος επιλογής προσωπικού το έχει ήδη δει στο βιογραφικό σας.

Από την άλλη, αν θέλετε να προσελκύσετε την προσοχή του υπεύθυνου προσλήψεων, χρειάζεστε μια δυνατή εισαγωγή. Φράσεις τύπου «Θα ήθελα να εκφράσω το ενδιαφέρον μου για την τάδε θέση στην τάδε εταιρεία» είναι αποδεκτές, αλλά καθόλου πρωτότυπες.

Αντίθετα, φράσεις που τονίζουν ένα προσωπικό σας χαρακτηριστικό ή επίτευγμα έχουν μεγαλύτερο ενδιαφέρον για τον αναγνώστη. Πιθανές εναλλακτικές:

• Μοιραστείτε το πάθος σας για τη δουλειά: «Ξεκίνησα να δίνω στυλιστικές συμβουλές στους φίλους και στην οικογένειά μου όταν ήμουν 10 ετών. Πρόσφατα, αποφάσισα ότι είναι καιρός να αρχίσω να πληρώνομαι για τις υπηρεσίες μου. Για αυτό δε μπορούσα να πιστέψω στα μάτια μου όταν είδα την αγγελία για θέση προσωπικού στυλίστα στην εταιρεία σας.»
• Μοιραστείτε ένα επίτευγμά σας: «Έχοντας περάσει τα τελευταία τρία χρόνια στη διαχείριση εσωτερικών επικοινωνιών για μια εταιρεία 2000 ατόμων, συντάσσω πλέον εταιρικά memo στον ύπνο μου. Τι θέλω να κάνω στη συνέχεια; Να χρησιμοποιήσω όλη αυτήν την εμπειρία για να βοηθήσω την εταιρεία σας να αναπτύξει την επικοινωνιακή της στρατηγική.»
• Ξεκινήστε με χιούμορ ή δημιουργικότητα: «Ενδιαφέρομαι για τη θέση freelance κειμενογράφου στην εταιρεία σας. Προτού, όμως, σας συνεπάρω με όλους τους λόγους για τους οποίους πρέπει να με προσλάβετε, θα ήθελα να σας αποκαλύψω κάτι για τον εαυτό μου.»

Δεύτερη παράγραφος συνοδευτικής επιστολής

Στη δεύτερη παράγραφο της συνοδευτικής επιστολής, αναφέρουμε τις δεξιότητες και τα προσόντα μας για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας.

Προσοχή! Σκοπός δεν είναι να γράψετε λέξη προς λέξη ότι έχετε βάλει στο βιογραφικό σας. Επιλέξτε, 2-3 βασικά στοιχεία που είναι σημαντικά για τον εργοδότη και δώστε παραδείγματα για το πως φέρατε αποτελέσματα σε προηγούμενες δουλειές.

Ενδεικτικά, μπορείτε να αναφερθείτε στα εξής:

Επαγγελματικά επιτεύγματα: «Δουλεύοντας ως κειμενογράφος στην τάδε εταιρεία έμαθα να δημιουργώ ελκυστικό περιεχόμενο ανάλογα με το κοινό-στόχο και το κανάλι επικοινωνίας. Μάλιστα, κατάφερα να αυξήσω την ανάγνωση του εταιρικού blog κατά 40% μέσα σε 6 μήνες.»

Επαγγελματικές διακρίσεις: «Έχω 5 χρόνια εμπειρία στην εξυπηρέτηση πελατών. Μέσα από την εργασία μου στην τάδε εταιρεία, είχα την ευκαιρία να διαχειριστώ πλήθος παραπόνων από πελάτες εσωτερικού και εξωτερικού. Ως αναγνώριση της συνεισφοράς μου στη διατήρηση πελατών σε μια δύσκολη χρονικά συγκυρία, η εταιρεία μου απένειμε το βραβείο του Εργαζόμενου της Χρονιάς το 2015.»

Τρίτη παράγραφος συνοδευτικής επιστολής

Εδώ είναι η ευκαιρία σας να δείξετε πόσο καλά γνωρίζετε την εταιρεία και για ποιους λόγους θέλετε να εργαστείτε σε αυτήν.

Αν μπορείτε να εντοπίσετε κάποια αδύναμα σημεία της εταιρείας, προτείνετε λύσεις. Για παράδειγμα, αν είστε Social Media Manager και έχετε εντοπίσει ένα κενό στη στρατηγική της εταιρείας στα κοινωνικά δίκτυα, μπορείτε να το αναφέρετε. Προσοχή! Όχι σαν έλλειψη, αλλά ως ευκαιρία περαιτέρω ανάπτυξης που θα θέλατε να αναλάβετε σε περίπτωση που προσληφθείτε.

Τέταρτη παράγραφος συνοδευτικής επιστολής

Ευχαριστήστε τον υπεύθυνο επιλογής προσωπικού για το χρόνο του και συνοψίστε τους λόγους για τους οποίους θα ήσασταν μια καλή προσθήκη στο δυναμικό της εταιρείας. Τέλος, ζητήστε ευγενικά την ευκαιρία μιας προσωπικής συνέντευξης.

Ενδεικτικά, μπορείτε να γράψετε κάτι τέτοιο: «Σας ευχαριστώ πολύ για το χρόνο που αφιερώσατε να εξετάσετε την υποψηφιότητά μου. Είμαι σίγουρος ότι οι δεξιότητες και η εμπειρία μου θα με βοηθήσουν να ανταπεξέλθω με επιτυχία στις προδιαγραφές της συγκεκριμένης θέσης. Θα χαιρόμουν ιδιαίτερα αν μου δίνατε την ευκαιρία μιας προσωπικής συνέντευξης, όπου θα μπορούσα να εκθέσω καλύτερα τις ιδέες μου για την ανάπτυξη της εταιρείας σας.»  

Κατακλείδα και υπογραφή αποστολέα

Κλείστε την επιστολή σας με έναν επίσημο αποχαιρετισμό. Φράσεις τύπου «Με εκτίμηση» ή «Με φιλικούς χαιρετισμούς» είναι ιδανικές για επαγγελματική αλληλογραφία.

Τέλος, υπογράψτε την επιστολή με το ονοματεπώνυμό σας.

Τι χαρακτηριστικά πρέπει να έχει μια συνοδευτική επιστολή

• Μικρή έκταση: Η έκταση της συνοδευτικής επιστολής είναι αντιστρόφως ανάλογη των πιθανοτήτων να διαβαστεί. Το κείμενό σας δεν πρέπει να ξεπερνά τη μία σελίδα Α4.
• Ειδικά προσαρμοσμένη: Η συνοδευτική σας επιστολή πρέπει να είναι κομμένη και ραμμένη στα μέτρα της θέσης που διεκδικείτε. Μελετήστε προσεχτικά την περιγραφή της θέσης εργασίας. Ποιες είναι οι αρμοδιότητες που θα έχετε; Ποια προσόντα και δεξιότητες απαιτούνται;
• Λέξεις-κλειδιά: Χρησιμοποιήστε τις κατάλληλες λέξεις-κλειδιά και επισημάνετέ τις με έντονη γραφή για να μπορεί να τις εντοπίσει εύκολα ο αναγνώστης.
• Κίνητρα: Δείξτε τα κίνητρα που σας παρακινούν για τη συγκεκριμένη θέση. Βοηθήστε τον αναγνώστη να καταλάβει την προσωπικότητά σας και τη δέσμευσή σας σε μία μελλοντική συνεργασία.

Αφού ολοκληρώσετε την σύνταξη της επιστολής, ελέγξτε την για τυχόν λάθη. Σε αυτό το άρθρο μπορείτε να δείτε τα πιο συχνά λάθη που γίνονται σε μια συνοδευτική επιστολή.

Μην ανησυχείτε αν δυσκολεύεστε! Η συγγραφή μιας συνοδευτικής επιστολής δυσκολεύει τους περισσότερους υποψηφίους. Χρειάζεται εξάσκηση και χρόνος για να τελειοποιήσετε την επιστολή σας. Το σημαντικότερο όλων είναι να είστε ευγενικοί και να είστε ο εαυτός σας.